Procedura zaprimanja, provjere i plaćanja računa
Na temelju članka 32, stavka 1. Statuta Krapinsko-zagorske županije (Službeni glasnik Krapinsko-zagorske županije broj 13/01, 5/06, 14/09, 11/13, 13/18, 5/20, 10/21 i 15/21- pročišćeni tekst), Zakona o fiskalnoj odgovornosti (NN 111/18 i 41/20) te Uredbe o sastavljanju i predaji Izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila (NN 95/2019), Župan Krapinsko-zagorske županije donosi,
PROCEDURU
zaprimanja, provjere i plaćanja računa
Članak 1.
Ovim aktom utvrđuje se procedura zaprimanja, provjere i plaćanja računa i e-računa (u daljnjem tekstu: računa) u Krapinsko-zagorskoj županiji.
Članak 2.
Zaprimanje računa, njihova provjera i pravovremeno plaćanje provodi se po slijedećoj proceduri.
| AKTIVNOST | OPIS AKTIVNOSTI | ODGOVORNOST | ROK | |
| 1. | Zaprimanje računa | Računi se zaprimaju u pisarnici (računu u papirnatom obliku, e –računi u elektronskom koji se zatim ispisuju), te se na svakog od njih stavlja prijemni štambilj i upisuje se datum prijema | Službenici pisarnice | Najviše 2 radna dana |
| 2. | Razvrstavanje i dostava po upravnim odjelima | Nakon što se računi razvrstaju po upravnim odjelima u čijem je djelokrugu rada predmet računa, isti se dostavljaju nadležnim pročelnicima. | Službenici pisarnice | 1 dan |
| 3. | Računska i suštinska kontrola računa | Nakon što se zaprimi račun i provjeri da li je u nadležnosti upravnog odjela (u protivnom se vraća u pisarnicu), pristupa se računskoj provjeri (točnost iskazanih iznosa na računu) te zatim i suštinskoj provjeri računa:
· odgovara li isporučena roba/usluge/radovi vrsti, količini, kvaliteti, rokovima i ostalim specifikacijama iz ugovora/narudžbenice/ponude, čija referenca mora biti i navedena na računu. · kompletira se račun sa pripadajućom dokumentacijom u obliku otpremnice ili sl., izvještaja o obavljenoj usluzi kada je riječ o računima za usluge, narudžbenicom ili ugovorom te drugim dokumentima. · Provjerava se jesu li osigurana proračunska sredstva za plaćanje računa te se na računu navede proračunska pozicija koja će se teretiti. Ukoliko su kontrolom uočene nepravilnosti, račun se vraća u pisarnicu i u slučaju e-računa, pristupa se ishođenju e-odobrenja („stornu“ računa). Ukoliko nema nepravilnosti, pročelnik odobrava svojim potpisom ispravnost računa i predaju na plaćanje u upravni odjel nadležan za plaćanje računa. |
Pročelnik nadležnog UO u suradnji sa djelatnikom UO zadužen za preuzimanje/ praćenje roba/ usluge/radova koji su predmet računa | Najviše tri dana od zaprimanja računa |
| 4. | Dostava računa u upravni odjel nadležan za plaćanje računa | Po odobrenju računa, isti se dostavljaju u upravni odjel nadležan za plaćanje računa | Djelatnik/ca upravnog odjela | Najviše 2 dana |
| 5. | Formalna kontrola računa | Po zaprimanju računa i nakon provjere je li provedena suštinska kontrola računa (potpis pročelnika UO u čijoj je nadležnosti račun) vrši se matematička i formalna kontrola računa u skladu sa svim zakonskim i podzakonskim propisima:
· da li je iznos na računu u skladu s ugovorenim iznosom, · da li su ispravno navedeni nazivi i adrese, · postoji li referenca na ugovor/narudžbenicu, · da li je naveden broj računa, · datum izdavanja i valuta plaćanja računa, · stopa PDV-a i dr. Ukoliko je račun dostavljen nakon roka dospijeća, račun se vraća u nadležni UO te pročelnik istog ili djelatnik zadužen za praćenje računa unutar UO, sastavlja kratko pisano obrazloženje te ga ponovno vraća u upravni odjel zadužen za plaćanje računa. |
Referent-likvidator | Najviše dva dana |
| 5. | Davanje naloga za plaćanje | Po formalnoj kontroli računa, pročelnik upravnog odjela nadležnog za plaćanje računa daje nalog za plaćanje u skladu s datumom dospijeća. | Pročelnik upravnog odjel nadležan za plaćanje računa | Unutar roka dospijeća računa |
| 6. | Plaćanje računa | Nakon davanja naloga za plaćanje pročelnika, a prije samog plaćanja, pribavlja se i suglasnost župana u sklopu dnevnog izvještavanja, te se u konačnici vrši plaćanje u roku dospijeća | Referent- likvidator | Unutar roka dospijeća računa |
| 7. | Predaja računa u knjigovodstvo | Nakon plaćanja računa isti se predaje djelatnicima na poslovima knjigovodstva radi evidentiranja u računovodstveni sustav | Referent- likvidator | Na dan plaćanja, najkasnije slijedeći dan |
Članak 3.
Danom stupanja na snagu ove Procedure prestaje važiti Procedura zaprimanja, provjere i plaćanja računa Kl. 470-04/13-14/02, URBROJ: 2140/01-02-13-2 od 28. veljače 2013. g.
Ova Procedura stupa na snagu danom objave u „Službenom glasniku“ Krapinsko-zagorske županije.
Ž U P A N
Željko Kolar
